Politique de protection de la vie privée

Dernière mise à jour : le 10 mai 2023

Services d’actions collectives Epiq Canada Inc. et ses entités connexes (« Epiq » ou « nous ») s’engagent à protéger vos renseignements personnels. La présente Politique de protection de la vie privée décrit la façon dont nous recueillons vos renseignements personnels que nous obtenons par courrier ou dans notre site Web où elle est affichée ou liée et comment ces renseignements peuvent être utilisés, échangés et protégés.

Portée de la politique

Epiq, en sa qualité de fournisseur de services tiers agissant pour le compte et sous la direction de ses clients, peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels liés aux demandes (les « données sur les demandes ») pour offrir ses services de gestion des demandes pour le compte de ses clients.

Notre politique de protection de la vie privée est conçue être conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et à d’autres lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection de la vie privée liées à la protection des renseignements personnels (collectivement, « lois portant sur la protection de la vie privée »). Lorsque vous consultez notre site Web ou vous nous fournissez par ailleurs des renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme le décrit la présente Politique de protection de la vie privée.

Changements à notre politique de protection de la vie privée

Epiq se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente Politique de protection de la vie privée en tout temps. Si nous y apportons des changements, nous vous en aviserons en affichant la politique à jour et en modifiant la date de « dernière mise à jour » ci-dessus. Nous vous donnerons un préavis raisonnable des changements substantiels de la façon dont nous utilisons vos renseignements, y compris par courriel à l’adresse électronique que vous fournissez. Nous vous encourageons à consulter la présente Politique de protection de la vie privée chaque fois que vous avez accès à notre site Web ou que vous l’utilisez et à vous tenir informé de nos pratiques en matière d’information et de la façon dont vous pouvez nous aider à protéger votre vie privée.

Collecte des renseignements

Dans le cadre de ses activités, Epiq peut recueillir des données sur les demandes et d’autres « renseignements personnels » (selon les définitions prévues par les lois portant sur la protection de la vie privée) auprès des demandeurs, des clients et de tiers. Les données sur les demandes que nous recueillons pour le compte de nos clients peuvent comprendre ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :

des renseignements sur l’identité, comme le nom, l’adresse, l’adresse électronique et d’autres coordonnées pour les demandeurs et d’autres parties liées;
des renseignements médicaux personnels;
des renseignements sur les comptes financiers et bancaires;
des renseignements publics à votre sujet, sur les parties liées et d’autres renseignements connexes liés à votre demande;
d’autres renseignements que vous pouvez nous divulguer ou partager en ligne, par téléphone ou autrement en ce qui concerne votre demande.

Nous ne demandons ou ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants – des personnes de moins de 13 ans ou d’un autre âge prescrit par la loi applicable – sans le consentement préalable vérifiable de leur parent ou tuteur légal. Si nous apprenons que nous avons involontairement recueilli des renseignements personnels au sujet d’un enfant sans le consentement vérifiable de son parent ou de son tuteur légal, nous supprimerons ces renseignements de nos dossiers ou prendrons les mesures raisonnables pour dépersonnaliser l’information.

Comment nous utilisons l’information

Nous utilisons en général les données sur les demandes et d’autres renseignements personnels que nous recueillons aux fins suivantes :

pour initier, traiter, examiner, évaluer, valider, régler, finaliser et par ailleurs administrer les demandes, ou faire enquête à leur sujet, selon les conditions des ententes de règlement d’actions collectives approuvées par les tribunaux;
à des fins d’établissement de rapports, de vérification et d’analyse, y compris pour fournir des rapports sur les demandes et vérifier les demandes pour le compte de nos clients;
pour communiquer avec vous au sujet de votre demande;
pour vérifier votre identité;
pour trouver des demandeurs avec qui nous avons perdu contact;
aux fins de détection de la fraude et de vérification, et par ailleurs pour nous protéger, ainsi que nos clients et d’autres personnes contre la fraude, les erreurs et d’autres préjudices;
pour améliorer nos services et nos activités que nous utilisons pour offrir des services de gestion des demandes et d’autres services connexes, et pour offrir une formation aux employés pertinents;
pour respecter la loi, une instance judiciaire, une ordonnance de la cour et tout autre processus judiciaire, comme en réponse à une ordonnance de la cour ou à une assignation;
pour toute autre fin indiquée par nos clients.

Nous pouvons également dépersonnaliser les renseignements et les regrouper en ce qui concerne les demandes à des fins de recherche et d’analyse et à des fins connexes.

Comment nous partageons vos renseignements

Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à des tiers non affiliés sans votre consentement préalable, autrement que selon ce qui prévu ci-dessous.
Dans la réalisation des activités et des fins décrites ci-dessus pour le compte de ses clients, Epiq, y compris d’autres entités affiliées à Epiq qui offrent des services ou un soutien en ce qui concerne le service de gestion des demandes, peut traiter les données sur les demandes. Nous pouvons également divulguer aux tiers indiqués ci-dessous les données sur les demandes et d’autres renseignements personnels que nous recueillons :

les experts, les évaluateurs et les fournisseurs de services engagés par Epiq pour offrir des services ou assumer des fonctions liés aux services de gestion des demandes;
des représentants autorisés, des experts-conseils, des firmes de recherche et d’autres fournisseurs de services tiers agissant pour notre compte, y compris des fournisseurs de services de stockage infonuagique, des fournisseurs d’analyse des données, des partenaires de recherche, des fournisseurs de vérification des antécédents, des experts-conseils, des avocats, des comptables et d’autres fournisseurs de services professionnels.

Epiq peut également divulguer les données sur les demandes à ses clients, lesquels contrôlent ces données. Dans certaines situations, nos clients peuvent être des autorités gouvernementales assujetties à diverses lois portant sur la protection de la vie privée. Notre Politique de protection de la vie privée ne s’applique pas aux pratiques de nos clients ou de tiers et Epiq n’assume aucune responsabilité à l’égard de ces pratiques. Nous vous encourageons à consulter les politiques de protection de la vie privée de nos clients afin de savoir comment vos renseignements seront traités.

Nous nous réservons le droit de divulguer vos renseignements personnels selon ce qu’exige ou permet la loi, en réponse à un processus judiciaire ou réglementaire et à des demandes d’application de la loi provenant d’autorités gouvernementales qui ont invoqué un droit légitime à avoir accès à ces renseignements, à nos avocats ou au besoin pour protéger les biens, les intérêts et les droits d’Epiq.

Si Epiq ou la presque totalité des biens d’Epiq sont acquis, ou dans l’éventualité peu probable où Epiq cessait ses activités ou faisait faillite, les données sur les demandeurs et d’autres renseignements personnels peuvent être transférées à un tiers ou acquises par ce dernier. Vous reconnaissez que ces transferts peuvent survenir et que tout acquéreur d’Epiq peut continuer à utiliser vos renseignements personnels selon ce que prévoit la présente Politique de protection de la vie privée (dans sa version modifiée de temps à autre).

Nous ne transférerons pas vos renseignements personnels au-delà des frontières nationales pour accomplir l’une des fins susmentionnées, y compris les États-Unis, sans votre consentement. Tous les renseignements recueillis par nous seront stockés et accessibles au Canada.

Témoins

Epiq peut aussi utiliser des témoins et d’autres mécanismes de collecte de renseignements personnels sur les personnes lorsque ces dernières visitent notre site ou interagissent avec nous en ligne. Les témoins sont des identifiants uniques qui sont utilisés pour personnaliser votre expérience dans notre site Web. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez habituellement modifier votre navigateur pour l’empêcher ou être avisé lorsque vous recevez un témoin. Vous aurez ainsi la possibilité de décider d’accepter ou non ce dernier. Nous utilisons les renseignements des témoins pour nous aider à améliorer notre site Web et nos services et aux fins de détection de la fraude et de la vérification. Si vous n’acceptez pas le témoin, votre utilisation de certaines fonctions du site peut être limitée. Pour en savoir plus sur notre avis lié au témoin, cliquez ici.

Analyse

Nous utilisons des dispositifs et des applications exploités par des tiers, y compris Google Analytics, pour évaluer l’utilisation de notre site Web et de nos services afin de les améliorer, tout comme leur rendement et l’expérience des utilisateurs. Ces tiers utilisent des témoins et d’autres technologies de suivi pour offrir leurs services. Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec ces tiers, mais ils peuvent trouver votre adresse IP dans le cadre de leurs services.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.

En vertu des lois portant sur la protection de la vie privée ou de notre mandat ou encore sur les directives d’un client ou d’un demandeur, nous détruirons, effacerons et anonymiserons les documents et les autres dossiers contenant des renseignements personnels dès qu’il est raisonnable de supposer que la fin originale ne bénéficie plus de la conservation des renseignements et que la conservation n’est plus nécessaire à des fins légales ou opérationnelles. Lorsque nous détruirons les renseignements personnels et anonymiserons les documents, nous prendrons soin d’empêcher tout accès non autorisé à l’information ou l’ingénierie inverse.

Comment nous stockons et protégeons vos renseignements

Epiq a mis en œuvre des mesures conçues pour protéger les renseignements personnels de toute perte accidentelle et de l’accès, de l’utilisation, de la modification et la divulgation non autorisés. Tous les renseignements personnels sont stockés dans nos serveurs sécuritaires derrière des pare-feu.

Les mesures de sécurité d’Epiq comprennent les suivantes :

l’éducation et la formation des employés pertinents afin de s’assurer qu’ils connaissent nos obligations en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils traitent des données personnelles;
des contrôles administratifs et techniques pour restreindre l’accès aux données personnelles selon un « besoin de savoir »;
des mesures de sécurité technologiques, y compris des pare-feu, une authentification à facteurs multiples, le chiffrement et des logiciels antivirus;
des mesures de sécurité physiques, comme des laissez-passer de sécurité du personnel pour avoir accès à nos locaux;
des précautions raisonnables pour la disposition et la destruction des renseignements personnels qui peuvent consister en un déchiquetage sécuritaire des documents et en une suppression des renseignements stockés par voie électronique d’une façon qui empêche la récupération facile.

Même si nous nous efforçons de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons assurer ou garantir la sécurité de toute information que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques. Si nous découvrons qu’il y a eu une faille dans nos protections de sécurité et qu’il y a un risque réel de préjudice important à votre égard, nous vous en aviserons, sauf si la loi ne l’interdit.

Accès à vos renseignements personnels et correction

Les renseignements personnels que recueille Epiq seront aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Nous prendrons régulièrement les mesures nécessaires pour assurer l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels sous notre contrôle. Les personnes qui fournissent leurs renseignements personnels doivent le faire d’une manière exacte et complète. Notre objectif est de réduire la possibilité que des renseignements inexacts soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne dont nous traitons les renseignements personnels.

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels recueillis et traités par Epic, ou leur correction, dans le cadre des services de demande, des renseignements sur les façons dont les renseignements sont utilisés et une description des personnes et des organisations à qui les renseignements ont été divulgués, en présentant une demande écrite à notre agente de protection de la vie privée. Il se peut que vous ayez à vérifier votre identité. Comme nous agissons pour le compte de nos clients, nous leur fournirons votre demande et collaborerons avec eux au besoin pour répondre à votre demande. Dans certaines situations, il est possible que nous-mêmes ou nos clients ne puissions pas donner accès à certains renseignements personnels. Cela peut être le cas lorsque, par exemple, la divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête ou la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels.

Il se peut aussi que la loi nous empêche de donner accès à certains personnels. Lorsqu’une demande d’accès est refusée, nous vous en aviserons par écrit, documenterons les raisons du refus et indiquerons les autres mesures à votre disposition.

Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de protection de la vie privée en tout temps sur avis écrit raisonnable à Epiq, sous réserve des limites légales ou contractuelles.

Contactez-nous

Epiq a désigné une agente de protection de la vie privée qui est responsable de notre respect de la présente politique. Toute demande de renseignements, plainte ou question concernant la présente politique devrait être adressée par écrit à cette agente à l’adresse suivante :

Elizabeth deBoer
Services d’actions collectives Epiq Canada Inc.
Bureau 400-220, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 5Z9
Canada
privacy@epiqglobal.com

Si vous croyez que les lois portant sur la protection de la vie privée liées à la protection de vos renseignements personnels ou notre Politique de protection de la vie privée n’ont pas été respectées, vous pouvez déposer une plainte auprès de notre agente de protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-dessus. Epiq fera enquête sur toutes les plaintes. Si, après une enquête, votre plainte est réputée justifiée, Epiq prendra les mesures appropriées pour corriger la situation, y compris, au besoin, la modification de nos politiques et pratiques. Si vous n’êtes pas satisfait des résultats de l’enquête ou des mesures correctives prises par Epiq, vous pouvez exercer les recours prévus par la loi en communiquant avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada l’adresse ci-dessous :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3